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Conheça o ciclo PDCA, capaz de aumentar a produtividade em pequenas empresas e multinacionais

 

Existem algumas situações em que todas as pessoas que trabalham no ramo empresarial já passaram. Uma das mais comuns é ficar perdido durante a execução de uma atividade e não saber como encontrar uma saída. Algumas vezes podendo levar dias até encontrar o erro e prosseguir com o trabalho.

Pensando em evitar situações como essa, que atrapalham toda a produtividade, trouxemos o conceito do Ciclo PDCA. Esse método pode melhorar completamente a forma de produção da sua empresa:

 

O que é?

 

O ciclo PDCA ou Plan, Do, Check, Act (planejar, fazer, checar, agir) é um ciclo voltado para acabar com as causas dos problemas. Ou seja, ele tem por função acabar definitivamente com os empecilhos. Por esse motivo é conhecido como um método que permite melhorar constantemente a produtividade.

 

 

Como aplicar?

 

Modificar a mentalidade das pessoas e o modo como elas trabalham não é uma tarefa fácil. Para facilitar essa tarefa, vamos apresentar o que é cada etapa separadamente e um exemplo de aplicação.

Vamos pegar como exemplo uma empresa que entrega carros para lojas em todo o país. Essa empresa tem caminhões e funcionários para entregar 5 mil carros por mês, entretanto está entregando apenas 3 mil.

 

Plan (planejar)

 

A princípio essa parece uma etapa lógica que a maioria das pessoas já executa. Entretanto ela não deve ser deixada de lado e, mais que isso, deve ser considerada a etapa mais importante do processo.

 

 

Aqui devem ser definidos o problema a ser resolvido, metas de melhoria plausíveis, caminhos a serem seguidos e quem de sua equipe realizará qual função, além dos prazos de cada execução.

Seguindo nosso exemplo, essa empresa quer resolver esse problema que está causando enorme perda de produtividade.

Nessa primeira etapa a empresa reúne todos os funcionários que participarão do ciclo. Para começar, o membro que está no comando da ação ouve os funcionários, um a um, para entender não só onde estão as causas dos problemas, como também quais apresentam mais urgência.

Tendo isso anotado, os membros descobrem que um dos grandes problemas consiste na demora para descarregar os carros dos caminhões. Ainda no mesmo dia ou na mesma semana são levantadas possíveis soluções, sendo a mais interessante a troca do mecanismo de descarregamento do caminhão

Sabendo o que precisa ser feito, é escolhido um funcionário para orçar novas peças e realizar a troca de um mecanismo. Com isso, a empresa espera conseguir aumentar em 25% o número de carros entregues pelo caminhão.

Para definir metas de forma mais clara e mensurável você pode utilizar o método OKR (objective key result).

 

Do (fazer)

 

Um ponto que deve ser avaliado antes do início da etapa é a dificuldade por parte de um membro em realizar alguma tarefa. Caso exista esse problema, deve-se buscar algum treinamento para a pessoa a fim de que a execução não seja prejudicada.

A partir do momento que você sabe o que tem que fazer e tem habilidade para isso, basta executar. Entretanto, deve-se definir alguém para ser o líder para que possam ser feitas cobranças, avaliações periódicas e coletas de dados.

 

 

Dando sequência ao exemplo

Depois que a empresa definiu quem irá realizar cada tarefa, o líder conversa com cada membro para saber se há ou não falta de capacidade na equipe. Tendo feito isso ele chega a conclusão que é possível executar tudo sem problemas.

Na primeira semana, alguns membros fazem os orçamentos e a escolha do melhor modelo. Já na semana seguinte, inicia-se a troca no caminhão. Feito isso, o foco é voltado para a avaliação dos resultados, sendo que o líder anota os dados de melhoria para a próxima etapa.

 

Check (checar)

 

Depois da execução completa é possível avaliar tudo que ocorreu durante a etapa anterior. E isso deve ser feito a partir dos dados que foram coletados. Além disso é realizada uma nova rodada de conversa com todos os membros, junto a checagem das metas estabelecidas. É interessante ainda, apresentar os resultados e em caso de não atingimento da meta, tentar entender as causas e o que deve ser feito a partir desse momento.

 

 

Voltando ao exemplo:

Depois de finalizada a execução e tendo em mãos os dados, o líder faz a análise dos resultados obtidos e chega a um aumento de 30% nas entregas do caminhão. A meta foi alcançada! Depois disso ele prepara uma apresentação dos resultados para todos os envolvidos no ciclo.

 

Act (agir)

 

A última etapa do ciclo consiste em realizar os ajustes necessários. Precisamos garantir que não ocorra nenhum erro quando o processo for repetido ou, em alguns casos, refazer alguma etapa caso o resultado não tenha sido o esperado. Aqui é importante utilizar o que foi obtido na etapa anterior, para que não sejam cometidos os mesmos erros.

 

 

Finalizando o exemplo:

Com o resultado positivo, a empresa padroniza toda a linha de caminhões com o novo mecanismo, para conseguir aumentar a produtividade até o esperado. Nesse caso é montado um procedimento padrão, com a finalidade de acelerar esse processo.

Vale ressaltar que o exemplo consistia em apenas uma melhoria. Na prática pode-se resolver mais de um problema em cada ciclo.

 

Essa foi a 4ª de 5 dicas para você aumentar a produtividade na empresa. Perdeu alguma dica? Veja no banner abaixo e confira nosso conteúdo!!

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